仕事ができる人のスケジュールの立て方と管理方法

仕事を効率よくする為にスケジュール管理は欠かせません。

スケジュールを意識する事は時間の管理ができるという事です。

これを徹底すると限られた24時間を最大限に活用できます。

 

同じ時間でも人によって仕事の効率が変わったり成果が変わるのはスケジュール管理の影響もあるのです。

今日はスケジュールの立て方と管理の方法をお教えします。

 

スケジュールの立て方

 

 

まずはスケジュールの立て方を覚えておきましょう。

 

スケジュールってその日にする事をカレンダーに記入しておくというのをイメージされている方が多いです。

しかし、スケジュールの本当の立て方は少し違います。

 

スケジュールって「する事リスト」を作るのではありません。

24時間を1時間ごとに区切って、どの時間帯に何をするのかを整理する事です。

以下のようなスケジュール帳が理想です。

 

・一日を24時間で区切る

・24時間のどの部分にどれだけの時間作業するかを書く

 

これができればちょっとした空き時間を見つけられます。

仕事とは空き時間を見つけてそれを活用できると予想以上に作業を進める事もできます。

 

 

1時間ごとに区切ってスケジュールを立てるのは仕事の状況を見える化して空き時間を把握する役割もあります。

30分でも空き時間が見つかればそこに別の作業を差し込みます。

 

できれば30分で完了するような作業を入れるのがベストです。5時間かかる作業を入れるのはあまり効率的ではありません。

そういう意味では自分の持っているやるべき作業の把握と作業時間の管理もしっかりとしておく必要があります。

 

スケジュール管理はエクセルかアプリか手帳か？

 

スケジュール管理の方法はいくつかあります。

昔は手帳が一般的でした。

僕もずっと手帳を使ってスケジュール管理をしていました。

 

手帳はアナログですが意外と良いですよ。

いつでも見れるし書き込む事で忘れる事を防ぎます。

デスクの上に常に置いておく事で「スケジュールを見る癖」を付ける事ができます。

 

エクセルでスケジュール管理をする方法もあります。

エクセルだと自分の好きなようにカスタマイズできるので必要な情報だけを記入するスケジュール帳が作れます。

 

また、ネットからエクセルのスケジュール帳をダウンロードする事もできます。

無料で配布されているエクセルで作ったスケジュールがあったりするのでそれを探すと手間が省けますよ。

 

ただ、エクセルで作るスケジュール帳はある程度スケジュール管理に慣れた人の方が良いかもしれませんね。

必要な項目や使わない項目の精査が最初は難しいからです。

普通の手帳やスケジュールアプリを使っていて不満がある人は自分オリジナルのエクセルスケジュールを作るのがおすすめです。

 

もう一つはスケジュールアプリです。

僕も今はスケジュールアプリを使っています。

 

スマホやタブレットでスケジュールの確認をする機会が多い人はスケジュールアプリがおすすめですね。

最初は入力するのがめんどうでしたが慣れてくるとやはり便利です。

 

アプリは種類が多くて自分に合うアプリを探すのが大変かもしれません。

僕はジョルテというカレンダー＆手帳アプリを使っています。

カレンダーとしても見やすいですし、スケジュール手帳としても使いやすくておすすめです。

 

今はアプリが主流になっているので紙の手帳を使う人の方が少ないかもしれませんね。

スマホを持っているならとりあえずアプリを試してみるのもアリです。

アプリだと無料で使えるのも嬉しいですよね。

 

スケジュール管理ができない時の対応策

 

人によってはスケジュール管理が苦手という人もいるでしょう。

始めてもなかなか続かないという場合もあります。

 

スケジュール管理を継続するには慣れるしかありません。

その為に、まずは自分が一番使いやすいツールを使うようにしましょう。

 

手帳が苦手ならアプリにしてみる。

アプリがダメならエクセルにしていみる。

自分に合う方法って人によって違います。

継続する為には自分が最もやりやすい方法を見つける事が第一なのです。

 

そして自分ルールを決める事。

例えば、寝る前に必ず次の日のスケジュールを確認するという自分ルールを決める。

または、朝起きて出社したら最初にスケジュール帳を確認する。

といった感じで自分の中の決まりを作ってしまうのです。

 

ルーティンワークの中に入れてしまえばスケジュール管理が苦手な人も忘れずに実行できます。

会社で日報を出すというルールと同じです。

 

スケジュールを確認して仕事に備えるというのは仕事ができるビジネスマンの鉄則でもあります。

出来ない事を無理にするよりも出来る範囲で継続する方が効果的だという事を覚えておきましょう。

 

スケジュール管理の目的と役割を把握しておく

 

最後にスケジュール管理の目的と役割をあらためて覚えておきましょう。

 

スケジュールは時間を管理する事が目的ではありません。

仕事の効率化と無駄の改善のためにスケジュール管理をするのです。

 

スケジュール管理による作業の見える化は仕事の効率化を生み出します。それと同時に仕事の無駄を見つけ出し改善に繋がります。

全ては仕事を効率よく動かす為なのです。

 

それが実現できるのであれば手帳だろうがエクセルだろうがアプリだろうが何でもいいのです。

ようするに手法にはこだわらず目的が解っていて結果が出ればOKという事。

 

たまにスケジュールを作る事が目的になっている人を見かけますがそれでは何の意味もありません。

スケジュールを準備するだけ時間の無駄です。

せっかくスケジュール管理をするならより効率よく仕事の役に立つような使い方をしましょうね。

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